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自治会等での名簿作成の注意事項

更新日:2017年5月30日

質問 自治会等で名簿を作成したいのですが、どのようなことに注意したらよいですか。

お答えします

個人情報保護法の適用があるか

 個人情報保護法の適用があります。
 個人情報保護法が改正され、平成29年5月30日から施行されました。これまでは、5,000人分を越える個人情報を取り扱う事業者(会社などの法人だけでなく、NPOや自治会などの非営利組織も含まれます。)に適用されましたが、改正後はこれが撤廃され、個人情報を名簿やパソコンで管理し、利用するすべての事業者に個人情報保護法が適用されます。そのため、個人情報の取得・利用・保管について、法に基づいた運用が求められます。

名簿の作成にあたっての注意事項

(1)個人情報を取得する時は、利用目的を本人に伝えること
 どのような利用目的で個人情報を収集するのか、また、そのためにはどのような個人情報が必要なのかをできる限り具体的に明らかにし、会員にきちんと説明できるようにしておきます。また、利用目的に沿った必要最低限の個人情報を収集するようにします。

(2)個人情報を利用する時は、利用目的以外に使用しないこと
 取得した個人情報は、あらかじめ決めた利用目的の範囲内で使用します。もし、利用目的以外のことに利用する場合は、あらためて本人の同意を得る必要があります。

(3)個人情報を第三者に提供する時は、本人の同意を得ること
 法令に基づく場合などを除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供することはできません。
 もし、第三者に提供する場合は、あらためて本人の同意を得なくてはならず、また、本人の同意により第三者に提供した場合は、提供した日や提供先などを記録しておく必要があります。

(4)個人情報を保管する時は、安全に管理すること
 個人情報をパソコンで管理する場合は、電子ファイルにパスワードを設定したり、ウィルス対策ソフトを入れたりします。名簿等にまとめた場合は、名簿を施錠できるところで保管します。
 また、情報が漏れた場合や、名簿を第三者に悪意を持って渡した場合、それにより名簿に記載されている人に被害が生じたときには、情報を漏らした人に、民法上、慰謝料支払いの責任が生じることがあります。名簿を管理する方(提供された役員や会員も含まれます。)には適正な管理義務があることを周知しましょう。
 不要になった古い会員名簿は、すみやかにシュレッダーにかけるなど、他に利用されないように確実に廃棄します。

(5)個人情報の取扱いに関する苦情等に対応すること
 個人情報の取扱いについて苦情の申出があったときは、適切かつ迅速な対応に努めます。この場合、苦情の受付窓口や処理手順などを、あらかじめ整備しておく必要があります。個人情報に誤りがあるとして、本人から訂正を求められた場合は、必要な調査を行い、訂正等を行うなど適切に対応します。
 また、個人情報の利用や第三者提供が不適切であるとして、本人から利用や提供の停止を求められた場合は、必要な調査を行い、利用停止等を行うなど適切に対応します。

関連情報

 「個人情報保護法の概要について」に進む
  個人情報保護法の理解を深めていただくためのページです。あわせてご覧ください。

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総務部 総務課(本庁舎2階)
電話:048-963-9136 ファクス:048-963-7625

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